Wanneer twee gescheiden ouders hun kinderen moeten inschrijven voor de kantine of buitenschoolse activiteiten, rijst snel de vraag over de Xpassfam-account. Is er één gedeelde toegang nodig of twee aparte accounts? Het antwoord hangt minder af van wat de ouders willen dan van de manier waarop de gemeente de gezinsdossiers beheert.
Xpassfam en gezinsdossier: een werking gestuurd door de gemeente
In tegenstelling tot veel online diensten, biedt Xpassfam geen vrij inschrijfformulier aan. Het account wordt gefinancierd door de gemeente, wat betekent dat het jeugddienst of de gemeentelijke beheerder de toegang creëert en de inloggegevens aan de referent-ouder doorgeeft.
Dit mechanisme heeft een directe consequentie: je kunt niet zelf besluiten om een tweede account aan te maken. Het portaal is gebaseerd op een uniek gezinsdossier dat aan de ingeschreven kinderen is gekoppeld. Elk kind verschijnt slechts in één dossier tegelijk.
Dit punt is onder andere gedetailleerd besproken op xpassfam op Petites Graines, waar de werking met een uniek dossier wordt uitgelegd in de context van co-ouderschap.
Als je samenwoont, is de vraag niet aan de orde: één account is voldoende. Waar het ingewikkeld wordt, is wanneer de ouders apart wonen en beiden de facturen willen inzien, reserveringen willen wijzigen of online willen betalen.
Co-ouderschap en Xpassfam-account: wat de gemeenten voorzien
Deel je de zorg voor je kinderen en wil je elk de inschrijvingen aan jouw kant beheren? De meeste gemeentelijke gezinsportalen, inclusief Xpassfam, werken op basis van de logica van een uniek gezinsdossier per kind.
In de praktijk betekent dit dat één ouder wordt aangewezen als houder van het dossier. Het is deze ouder die de inloggegevens ontvangt en toegang heeft tot de functies voor reserveringen, het inzien van facturen en online betalingen.
Kun je toch een tweede toegang aanvragen?
Sommige gemeenten zijn begonnen hun procedures aan te passen. Steden zoals Straatsburg of Antibes hebben de afgelopen jaren stappen gezet voor gescheiden gezinnen. Het principe blijft echter overal hetzelfde: het is de gemeente of de beheerder die beslist of er wel of geen aanvullende toegang wordt geopend.
Hier is wat je meestal moet verstrekken om een tweede toegang aan te vragen:
- Een bewijs van co-ouderschap of verblijf (vonnis, goedgekeurde overeenkomst)
- De volledige contactgegevens van de tweede ouder (adres, telefoon, apart emailadres)
- Een schriftelijk verzoek aan de jeugddienst van de gemeente, soms via een speciaal formulier
Het antwoord varieert van de ene gemeente naar de andere. Sommige creëren een echt tweede account met volledige toegang. Anderen bieden alleen toegang voor raadpleging, zonder de mogelijkheid om reserveringen te wijzigen.
Waarom niet alle gemeenten dit toestaan
De belangrijkste hindernis is technisch. Xpassfam koppelt elk kind aan een uniek dossier. Het dupliceren van het dossier zou een risico op dubbele facturering of tegenstrijdige reserveringen met zich meebrengen (twee ouders die verschillende dagen reserveren zonder coördinatie).
De gemeenten die de tweede account weigeren, doen dit niet uit slechte wil. Ze vermijden simpelweg beheersfouten die later de verwerking van facturen en de berekening van het gezinsquotient zouden compliceren.
Nieuwe Xpassfam-verbinding: wat dit verandert voor gescheiden ouders
SPL-XDEMAT, de uitgever van het portaal, heeft een nieuwe methode voor gecentraliseerde verbinding uitgerold. In plaats van je inloggegevens direct op de Xpassfam-pagina in te voeren, ga je nu via een authenticatiepagina die door SPL-XDEMAT wordt gehost.
Je inloggegevens blijven hetzelfde (email en wachtwoord). Alleen het technische toegangspad is veranderd.
Voor gescheiden gezinnen opent deze ontwikkeling niet automatisch de mogelijkheid om een tweede account aan te maken. De vergrendeling blijft op het niveau van het gezinsdossier, niet op het niveau van de verbinding. Als je gemeente je echter een secundaire toegang heeft gegeven, werkt deze nieuwe identificatie ook met de gecentraliseerde verbinding.
Bij problemen met inloggen na de migratie, is de ondersteuning van SPL-XDEMAT bereikbaar via email op [email protected].
Concreet oplossingen wanneer slechts één Xpassfam-account is toegestaan
Als je gemeente weigert een tweede toegang te creëren, zijn er verschillende manieren waarop beide ouders toch geïnformeerd kunnen blijven.
- De inloggegevens van het unieke account delen tussen de twee ouders, waarbij elk een registratie bijhoudt van de aangebrachte wijzigingen
- Het emailadres van het account instellen op een gedeelde inbox (zoals een alias of doorsturing) zodat beide ouders de meldingen ontvangen
- Een ouder aanwijzen als hoofdbeheerder en een communicatiemethode afspreken voor de reserveringen (gedeelde agenda, wekelijkse berichten)
- De gemeente vragen om een alleen-lezen toegang voor de tweede ouder, zelfs als de wijziging voorbehouden blijft aan de houder
Geen van deze oplossingen is perfect. Het delen van inloggegevens, bijvoorbeeld, vormt een probleem voor de traceerbaarheid als er een conflict ontstaat over een reservering. De alleen-lezen toegang blijft de schoonste oplossing wanneer de gemeente dit accepteert.
De situatie evolueert geleidelijk. Verschillende gemeenten werken aan het integreren van het begrip gescheiden huishoudens in hun gezinsportalen, wat op termijn de beheer voor ouders in co-ouderschap zou moeten vereenvoudigen. In de tussentijd blijft de meest effectieve reflex om rechtstreeks contact op te nemen met de jeugddienst van je gemeente om de beschikbare opties in jouw gemeente te kennen.
